Der Zugang für die Übersendung (Empfang) elektronischer Dokumente an die Sonnenschule
(im weiteren nur Schule) wird gemäß § 3a Abs. 1 Verwaltungsverfahrensgesetz NRW (VwVfG
NRW) sowie § 3 Abs. 1 des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG NRW)
wie folgt eröffnet:

Zugangseröffnung für formlose elektronische Dokumente über folgende E-Mail-Adresse

schulleitung@gs-son.schulen-herne.de

Über die genannte Adresse können Sie formlos (d.h. sofern keine Schriftform oder andere
Form für die Erklärung vorgegeben ist) und unverschlüsselt mit uns elektronisch
kommunizieren. Innerhalb der Schule wird Ihre E-Mail ggf. an die zuständige Person
weitergeleitet.

Die Schule eröffnet diesen Zugang für einfache E-Mails eingeschränkt unter folgenden
Bedingungen:

Kein Zugang für die verschlüsselte Kommunikation und die Übermittlung von Dokumenten mit
elektronischer Signatur.

Die Übermittlung verschlüsselter Dokumente und von Dokumenten mit elektronischer
Signatur ist über diesen Zugang nicht möglich und daher ausgeschlossen.
Siehe hierzu die Bekanntgaben zur Zugangseröffnung für verschlüsselte und signierte Dokumente
[Anm.: Textbausteine 2 und 3 soweit die Zugänge bereits eingerichtet sind]

Dateianhänge

Wollen Sie Dateianhänge übersenden, so ist zu beachten, dass wir nicht alle auf dem Markt
gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen können. Sollte das von Ihnen
übermittelte Dokument nicht zur Bearbeitung geeignet sein, teilen wir Ihnen dies unter
Angabe der geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit.

Folgende gängige Dateiformate werden aktuell unterstützt:

Für Dokumente:

– PDF (Portable Document Format) [ggf. Konkretisierung auf eine bestimmte PDF-Version; z.B. PDF 2.0]

Für Bilder:

– JPEG (JPEG File Interchange Format (JFIF))
– PNG (Portable Network Graphics)
– TIFF (Tagged Image File Format).

Dateigröße

Die Größe der übertragenen verschlüsselten E-Mail inklusive Dateianhänge ist auf ein
Datenvolumen von max. NN MB beschränkt. Größere E-Mails werden nicht angenommen.

Weitere Einschränkungen

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind
beziehungsweise ausführbare Bestandteile enthalten (zum Beispiel mit den Dateiendungen
*.exe und *.bat- sowie Office-Dateien mit Makros), werden nicht entgegengenommen.

Sollte die E-Mail bzw. enthaltene Dateianhänge, die Sie uns übersenden, von
Virenschutzprogrammen als infiziert erkannt werden, können diese nicht angenommen
werden. In diesem Fall wird die E-Mail ungelesen gelöscht.

Des Weiteren behalten wir uns vor, offensichtliche Spam-E-Mails nicht anzunehmen oder
zu löschen.

Zusätzliche Hinweise [Optional; ergänzende Informationen für Einsender und zum
Umgang in Schule zu Ziff. 1]

• Bitte beachten Sie, dass unverschlüsselte E-Mails auf ihrem Weg durch das
  Internet von Dritten abgefangen, gelesen oder geändert werden können, ohne
  dass Absender und Empfänger der E-Mail dies bemerken.
• Sollte durch Rechtsvorschrift die Schriftform für bestimmte Erklärungen
  angeordnet werden, wäre grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift Ihrerseits
  notwendig. In diesem Fall würde eine einfache E-Mail, ein einfaches
  elektronisches Dokument aber auch die Übersendung eines einfachen Scans
  (PDF), eines handschriftlich unterzeichneten Dokuments nicht den rechtlichen
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  Anforderungen an die Schriftform genügen. Eine entsprechende Erklärung wäre
  nicht wirksam und würde bei gesetzlichen Fristen insoweit die Frist nicht wahren.
• Wenn uns Ihre Mail nicht zugestellt werden kann und Sie eine Rückweisung
  erhalten, nehmen Sie bitte telefonisch Kontakt zu uns auf.
• Wir werden Ihnen in der Regel auf diesem Weg, d.h. ebenfalls mittels einfacher
  E-Mail, auf Ihr Anliegen antworten, sofern nicht tatsächliche oder rechtliche
  Hinderungsgründe bestehen. Dies ist etwa der Fall, wenn die E-Mail keine
  natürliche oder juristische Person erkennen lässt. Wir bitten um Verständnis,
  dass anonyme E-Mails nicht beantwortet werden können.
• Eine weitere Einschränkung gilt für den Fall, dass unsere Antwort d.h. das von
  uns zu übersendende Dokument der Schriftform bedarf oder eine förmliche
  Zustellung erfordert. Eine Übersendung mittels einfacher E-Mail ist dann nicht
  möglich. Damit wir auf Ihre Nachricht unter Wahrung der Schriftform antworten
  können, geben Sie bitte in Ihrer Nachricht (E-Mail) stets Ihre Postanschrift an.
• Gleiches gilt u.a. aus Gründen des Datenschutzes auch für den Fall, dass unsere Rückantwort
  die Übersendung von Dokumenten mit personenbezogenen oder aus sonstigen Gründen
  schützenswerten Daten etc. enthält. Hier muss nicht nur eine mögliche Kenntnisnahme oder
  Verfälschung durch Dritte auf dem Übermittlungsweg ausgeschlossen, sondern auch
  sichergestellt werden, dass die Antwort auch nur dem wirklich berechtigten Empfänger
  übermittelt wird. Auch aus diesen Gründen kommt daher eine Rückantwort mittels einfacher
  E-Mail nicht in Betracht.